Chuyển đổi số không diễn ra trong một bước duy nhất mà là một quá trình gồm nhiều giai đoạn nối tiếp nhau, từ việc thay đổi cách lưu trữ dữ liệu cho đến thay đổi cả tư duy vận hành của tổ chức. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp rõ chuyển đổi số có mấy giai đoạn và ý nghĩa của từng giai đoạn.
Chuyển đổi số có mấy giai đoạn?
Quá trình chuyển đổi số thường được chia thành 3 giai đoạn cốt lõi, đi từ mức độ đơn giản đến toàn diện:
- Số hóa thông tin (Digitization)
- Số hóa quy trình (Digitalization)
- Chuyển đổi số toàn diện (Digital Transformation)
Ba giai đoạn này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, giai đoạn sau thường được xây dựng dựa trên nền tảng đã có ở giai đoạn trước, không thể bỏ qua bước nào để đi thẳng đến giai đoạn cuối.
Giai đoạn 1: số hóa thông tin (digitization)
Đây là bước khởi đầu, tập trung vào việc chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý như giấy tờ, hồ sơ, sổ sách sang dạng kỹ thuật số. Ở giai đoạn này, tổ chức hoặc cá nhân chủ yếu quan tâm đến việc lưu trữ thông tin sao cho dễ tìm kiếm, dễ sao lưu và ít tốn không gian vật lý hơn so với trước.
Một trong những khâu quan trọng nhất của giai đoạn số hóa thông tin là đảm bảo tính chính xác và đầy đủ khi chuyển dữ liệu từ bản giấy sang bản số, tránh sai sót gây ảnh hưởng đến các giai đoạn tiếp theo.
Giai đoạn 2: số hóa quy trình (digitalization)
Sau khi dữ liệu đã được số hóa, giai đoạn tiếp theo là ứng dụng công nghệ vào việc vận hành các quy trình làm việc hằng ngày. Thay vì chỉ đơn thuần lưu trữ dữ liệu số, tổ chức bắt đầu sử dụng phần mềm, hệ thống tự động để xử lý công việc, giảm bớt các thao tác thủ công.
Ví dụ dễ thấy là việc chuyển từ quy trình xét duyệt hồ sơ bằng giấy tờ sang quy trình phê duyệt trên hệ thống phần mềm, giúp rút ngắn thời gian xử lý và giảm sai sót do con người.
Giai đoạn 3: chuyển đổi số toàn diện (digital transformation)
Đây là giai đoạn cao nhất và cũng là đích đến thực sự của quá trình chuyển đổi số. Ở giai đoạn này, sự thay đổi không còn dừng lại ở công cụ hay quy trình, mà mở rộng sang tư duy, văn hóa tổ chức và cả mô hình hoạt động, kinh doanh.
Chuyển đổi số toàn diện đòi hỏi sự thay đổi đồng bộ từ con người, công nghệ đến cách thức tạo ra giá trị mới cho khách hàng hoặc người dân, thay vì chỉ tối ưu những gì đã có sẵn.
Chính phủ số là gì trong quá trình chuyển đổi số
Chính phủ số là một trong những ứng dụng quan trọng của chuyển đổi số toàn diện trong lĩnh vực quản lý nhà nước. Đây là mô hình trong đó các cơ quan nhà nước ứng dụng công nghệ số vào toàn bộ hoạt động điều hành, cung cấp dịch vụ công trực tuyến, đồng thời sử dụng dữ liệu số để đưa ra quyết định nhanh chóng, minh bạch hơn.
So với việc chỉ số hóa hồ sơ giấy tờ đơn thuần, chính phủ số hướng đến việc thay đổi cách thức tương tác giữa nhà nước với người dân và doanh nghiệp, giúp các thủ tục hành chính trở nên thuận tiện, tiết kiệm thời gian hơn cho cả hai bên.
Áp dụng các giai đoạn chuyển đổi số vào thực tế như thế nào
Để triển khai hiệu quả cả ba giai đoạn trên, tổ chức cần bắt đầu từ việc xác định rõ mục tiêu và đánh giá đúng tình trạng hiện tại trước khi đầu tư vào công nghệ, tránh tình trạng áp dụng công cụ mới nhưng không giải quyết được vấn đề thực sự đang gặp phải.
Bên cạnh đó, ngân sách và lộ trình cần được tính toán phù hợp với quy mô thực tế, ưu tiên triển khai từng bước từ số hóa thông tin, sau đó mới đến số hóa quy trình và cuối cùng là chuyển đổi số toàn diện. Việc đốt cháy giai đoạn, bỏ qua nền tảng dữ liệu và quy trình để nhảy thẳng lên chuyển đổi số toàn diện thường khiến quá trình gặp nhiều khó khăn và khó mang lại hiệu quả bền vững.
Cuối cùng, yếu tố con người đóng vai trò quyết định không kém công nghệ. Chuyển đổi số xanh nhìn thấy việc đào tạo nhân sự làm quen với công cụ mới và thay đổi thói quen làm việc cần được thực hiện song song trong suốt quá trình, thay vì chỉ tập trung vào việc triển khai hệ thống kỹ thuật.